De afgelopen tijd zijn wij als bestuur bezig geweest met het stroomlijnen van een belangrijk aspect binnen onze beweging, de ledenadministratie en voornamelijk het innen van lidmaatschapsgelden. Doorgaans is het innen van lidmaatschapsgeld een tijdrovende klus, waar veel administratie bij komt kijken. Vanaf eind maart 2020 zullen we dan ook gaan werken met ClubCollect; een online tool die een aantal stappen van het factureren automatiseert waaronder het versturen van betaalverzoeken, herinneringen, en het verwerken van betalingen.
Tekst // Bestuur Slow Food Nederland
Beeld // Stellrweb via Unsplash
Wat is het voordeel voor leden?
ClubCollect biedt ook voordelen voor jou als lid. Je ontvangt een betaalverzoek zonder bijlagen, waardoor de kans kleiner is dat de mail in de spam verdwijnt. Betaal je dmv van een overschrijving, dan bepaal je gemakkelijk zelf op welke datum het geld wordt afgeschreven, of kies je voor een andere betaalmethode. . Je krijgt daarnaast een persoonlijke betaalpagina met een factuuroverzicht, waarin je bijvoorbeeld zelf je gegevens aan kunt passen of een vraag kunt stellen aan de penningmeester. Op termijn gaan we ook betaling in termijnen mogelijk maken.
Hoe werkt het precies?
ClubCollect is een online facturatiemodule die Slow Food Nederland ondersteunt bij het innen van contributiegelden. Vanaf eind maart 2020 ontvang je van ClubCollect een betaalverzoek met een link naar jouw persoonlijke betaalpagina per e-mail, sms of per brief. Op jouw persoonlijke betaalpagina kies je welke betaalmethoden je gebruikt:
- Wanneer je al met automatische incasso betaalt, hoef je niets te doen. Wel kan je je factuur bekijken en downloaden op je persoonlijke pagina.
- Wanneer je ,dmv een overschrijving betaalt, kan je kiezen op welke termijn de afschrijving doorgevoerd moet worden. Ook kan je kiezen voor (eenmalige) automatische incasso of betaling met iDeal. Je bepaalt zelf op welke dag de betaling wordt afgeschreven, en voorafgaand aan iedere afschrijving ontvang je een aankondiging, zo ben je altijd op de hoogte.
Wat gebeurt er met mijn gegevens?
Om de dienstverlening uit te kunnen voeren delen wij als vereniging enkele persoonsgegevens met ClubCollect, waaronder je naam, e-mailadres, woonadres, bankgegevens, telefoonnummer en het te voltooien betaalbedrag. Je persoonsgegevens zullen nooit zonder toestemming worden verspreid of gebruikt voor commerciële doeleinden. Bekijk het Privacy Statement op de website van ClubCollect voor een exacte beschrijving van de gegevensverwerking. ClubCollect verwerkt de persoonsgegevens geheel in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU 2016/679.13-14). Hiervoor heeft Slow Food Nederland een verwerkers-overeenkomst afgesloten met ClubCollect.
Wij kijken uit naar de samenwerking met ClubCollect om betalingen van contributies zo soepel mogelijk te laten verlopen. Wil je meer weten of heb je specifieke vragen? Neem contact op met Geert Veenendaal via penningmeester@slowfood.nl.